ObjectAudit

In vielen Branchen gibt es regelmäßige Aufgaben im Außendienst zu erledigen.

Einige Bespiele:

  1. Hausverwaltungen, die Immobilien auf deren Zustand überprüfen
  2. Rauchfangkehrer, die ihre Kehrtermine und Mitarbeiter disponieren
  3. Sicherheitsunternehmen, die regelmäßige Kontrollgänge dokumentieren
  4. Ablesen von Energie- und Wasserzählern
  5. Reinigungsdienste, die viele verschiedene Objekte zu betreuen haben
  6. Botendienste, die ihre Fahrer rasch über neue Aufträge informieren wollen

und viele mehr.

Die Software besteht dazu aus mehrere Teilen:

Im Büro ermöglicht das Verwaltungsprogramm die Anlage von Terminen, Zuteilung von Aufgaben, Wartung der Mobilgeräte und Mitarbeiter und Erstellung von Auswertungen.

Die Außendienstmitarbeiter werden mit einem kompatiblen Smartphone oder Tablet PC ausgestattet und haben über die App Zugriff auf alle zugewiesenen Termine und Aufgaben.
Die Kommunikation mit dem Server und der zentralen Datenbank erfolgt dabei in Echtzeit sodass jederzeit der Status über erledigte Aufgaben ersichtlich ist. Änderungen und neue Termine werden rasch an die Mitarbeiter übermittelt. Der Disponent hat dabei auf Wunsch Zugriff auf die aktuellen Standorte aller Mitarbeiter im Dienst.


Termine verwalten

Sie haben über eine Listen- oder Kalenderansicht jederzeit den vollen Überblick welche Termine wem zugeteilt sind und ob sie bereits (auch teilweise) erledigt sind.

Im Fall von Krankheit können die Aufträge auf einfache Weise anderen Mitarbeitern zugeteilt werden. Kurzfristige Änderungen sind kein Problem, der betreffende Mitarbeiter erhält unmittelbar darauf die aktualisierten Daten.

Termine erstellen

Termine können einzeln oder als Serie angelegt werden. Der Zeitraum und das Intervall sind frei wählbar.

Es ist auch möglich mehrere Adressen zu selektieren und so mit einem Klick alle Termine für eine Gruppe von Objekten und einen Zeitraum von mehreren Jahren zu erstellen.

Änderungen werden mit Zeitpunkt und Name des Mitarbeiters protokolliert.

GPS Koordinaten werden automatisch ermittelt und ermöglichen einerseits die Ansicht aller Aufträge auf der Landkarte und andererseits dem Außendienstmitarbeiter Features wie Navigation und Anzeige der Entfernung zum Auftragsort.

Aufgaben definieren

Die einzelnen Arbeitsschritte zu jedem Auftrag können Sie frei definieren.

Zur Auswahl stehen Eingabefelder vom Typ:

  1. Text einzeilig
  2. Text mehrzeilig
  3. Liste
    Auswahl aus mehreren Begriffen
  4. Liste-Text
    Auswahl aus Liste mit Möglichkeit zur Eingabe eigener Texte
  5. Ok / Mangel
    (Ja/Nein)
  6. Zahl
  7. Zahl mit Historie
    Werte von vorigen Aufträgen werden zur Berechnung vom Verbrauch genutzt
  8. Foto
    z.B. zur Dokumentation von Schäden, mit Unterstützung für eine beliebige Kamera App
  9. NFC
    mit NFC Etiketten können Orte markiert werden, der Punkt gilt als erledigt wenn der Mitarbeiter sein (kompatibles) Mobilgerät in die Nähe bringt

Auswertungen

Über umfangreiche Filterungsmöglichkeiten finden Sie genau jene Aufträge die Sie brauchen und können sie inklusive aller Daten und Fotos zu Excel exportieren.

Es besteht auch die Möglichkeit über Schnittstellen Fremdsysteme einzubinden.

Termine in der App

Der Außerdienstmitarbeiter erhält per App auf seinem Mobilgerät Zugriff auf alle Termine und Aufgaben.

Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien wie Auftragsart, Zeitraum, Postleitzahlen, Prioritäten, Entfernung und mehr sortiert und gefiltert werden.

Farbmarkierungen zeigen Status des Termins, Prioritäten oder weitere Hinweise auf übersichtliche Weise an.

Bearbeitung der Aufgaben

Der Mitarbeiter hat eine Schritt für Schritt Liste seiner Aufgaben vorliegen und kann diese - auch mit Unterbrechungen - erledigen.

Bei der Ablesung von Zählerständen werden die letzten 3 Messungen und der Verbrauch angezeigt.
Abweichungen über einstellbaren Toleranzgrenzen erzeugen automatisierte Benachrichtigungen an die Zentrale.

Zu jedem Prüfpunkt (Ok / Mangel) kann ein Foto hinzugefügt werden.


Integration Kartenansicht

Die Termine können auch geographisch auf der Landkarte angezeigt werden.

Das erleichtert die grobe Streckenplanung und zur Zielführung kann mit einem Klick die Navigationssoftware gestartet werden.

Es besteht auch die Möglichkeit sich den zur aktuellen Position nächsten Termin anzeigen zu lassen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Schreiben Sie uns! Wir beantworten gerne Ihre Fragen und stellen Ihnen das System auch kostenlos in einer Live-Präsentation vor.